I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens binnen de Gereformeerde kerk Ede e.o. (hierna “de gemeente”). Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene heeft met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en wie daarvoor de contactpersoon binnen de gemeente is.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij het Kerkelijk Bureau.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met het Kerkelijk Bureau via kerkelijkbureau@gkede-eo.nl
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij. - Het recht op vergetelheid
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten. - Recht op inzage
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien. - Recht op rectificatie en aanvulling
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten. - Het recht op beperking van de verwerking
Het recht om minder gegevens te laten verwerken, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten. - Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. - Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met het Kerkelijk Bureau via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de gemeente dient u een uitdrukkelijk verzoek daartoe te richten aan de kerkenraad (via de scriba). De kerkenraad zal vervolgens uw verzoek behandelen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de kerkenraad rekening houden met de privacy rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente.
II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
Binnen de gemeente vindt een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. Hieronder staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
| Onderwerp | Beschrijving van de verwerking | Grondslag |
| Verkiezing van ambtsdragers | De kerkorde schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van leden die naar hun mening geschikt zijn voor het ambt. De kerkenraad maakt de namen van de verkiesbare broeders bekend via de afkondigingen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met de namen van de verkiesbare broeders. De uitslag van de verkiezing wordt ook via de afkondigingen bekendgemaakt. | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid. |
| Ledenadministratie | Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
| De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten. |
III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE GEMEENTE
| Onderwerp | Beschrijving van de verwerking | Grondslag |
| Kerkblad (maandelijks) | Van nieuwe leden wordt vermeld: naam, geslacht, geboortedatum, woonadres, e-mailadres en telefoonnummer(s). Bij wijziging van contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoon) wordt dit in het kerkblad vermeld. Mutaties als geboorte, doop, belijdenis, huwelijk, overlijden, vertrek naar een zustergemeente of onttrekking aan de gemeente worden in het kerkblad meegedeeld. | De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerecht- vaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang,en de uitvoering van de overeenkomst. |
| Gemeentegids (minimaal 1x per jaar) | De gemeentegids wordt alleen beschikbaar gesteld aan gemeenteleden. In de gemeentegids worden vermeld: naam, geboortedatum, geslacht, kerkelijke status (dooplid of belijdend lid), woonadres, e-mailadres en telefoonnummers(s). Tevens wordt een foto vermeld indien deze te beschikking is gesteld. | Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen. |
| Afkondigingen / gebed | Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdiensten zijn bij de drie wijken te volgen via, de per e-mail, verzonden link. Bij toelating van nieuwe leden wordt alleen de naam genoemd. Bij vermelding van ziekte of andere omstandigheden worden naam en globale gegevens omtrent ziekte en gezondheid of andere situatie genoemd. | De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. |
| Geluids- en video- opnamen van de kerkdiensten | Van alle diensten worden geluids- en video- opnamen gemaakt. Deze zijn bij de drie wijken te volgen via, de per e-mail, verzonden link. | Om al haar leden en alle mensen in staat te stellen de kerkdiensten te volgen, plaatst de gemeente de geluidsopnamen van de diensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang. |
| Website | Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Op de website staan contactgegevens van de scriba en de webmaster. Verder kunnen de contactgegevens vermeld worden van o.a. de koster, de gebouwenbeheerder, contactpersoon voor het vervoer van en naar de kerk (naam, telefoonnummer en e- mailadres). | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren. De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. |
| Financiële administratie | In de boekhouding van de kerk leggen wij persoonsgegevens vast van gemeenteleden en nietgemeenteleden, die verband houden met financiële transacties waarbij de kerk betrokken in. Het gaat dan o.a. om traktementen, vergoedingen, kerkelijke bijdragen, kostendeclaraties en afgesloten overeenkomsten. | Om voldoende financiën te verkrijgen, verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigde belang om een financiële bijdrage. |
IV. BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
V. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
Internetdiensten (zoals de provider van de website).
Als de AVG dat eist, wordt met derden die persoonsgegevens van de gemeente verwerken, een zogenoemde verwerkersovereenkomst gesloten.
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
Vastgesteld door de CvB op 20 december 2023.
Geaccordeerd door de kerkenraad op 8 januari 2024
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
- De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
- De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy beleid (inclusief het privacy statement).
- De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacy beleid van de gemeente, door toezending van het privacy statement, en het wordt geplaatst in de gemeentegids van de gemeente.
- Bezoekers van de website van de gemeente (alle drie wijken) hebben toegang tot het privacy beleid, in de vorm van dit privacystatement.
- Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
- De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord en/of een slot op de ruimte of kast.